INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Office Distribution S.p.A. con sede legale in Milano (MI), via Andrea Massena 12/7 int.1, (di seguito anche “la Società”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, La informa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito “Regolamento” o “GDPR”), che i Suoi dati personali potranno formare oggetto di trattamento con le modalità e per le finalità descritte di seguito.

  1. Base giuridica e Finalità del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati personali acquisiti in occasione del processo di selezione si identifica nel consenso liberamente prestato dall’interessato, ferma restando la possibilità di revocare tale consenso in qualsiasi momento.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Tuttavia, l’eventuale rifiuto di rispondere e/o il conferimento di informazioni inesatte e/o incomplete potrebbe comportare l’impossibilità per la Società di prendere in considerazione la Sua candidatura, nonché l’impossibilità di valutare adeguatamente il profilo professionale del candidato.

  1. Modalità del trattamento

Il trattamento avverrà nel rispetto di quanto previsto dal Capo II (Principi) e dal Capo IV (Titolare del trattamento e Responsabile del trattamento) del Regolamento. In particolare, i dati saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, nonché adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati. Il trattamento potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire o trasmettere i dati stessi e, comunque, sarà eseguito nel rispetto del Regolamento, nonché secondo quanto disposto dalla legislazione vigente in materia.

  1. Periodo di conservazione dei dati

I dati forniti saranno conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali essi sono trattati e, in particolare, per un periodo di tempo pari a 12 mesi, termine oltre il quale verranno distrutti.

  1. Accesso ai dati

Per le finalità descritte nella presente informativa, i dati personali oggetto di trattamento potranno essere resi accessibili ai seguenti soggetti:

  • dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di responsabili interni e/o di soggetti autorizzati al trattamento e/o di amministratori di sistema;
  • società terze che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento di cui il Titolare si avvale o potrebbe avvalersi;
  • ai soggetti ai quali è affidato il servizio di manutenzione e sviluppo del nostro sistema informatico, per i tempi strettamente necessari all’ottimale esecuzione di tale servizio.
  1. Comunicazione dei dati

Senza il Suo espresso consenso (ex art. 6 lett. b) e c) del Regolamento, il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 1 ad organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti verso i quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità suddette.

La lista completa dei soggetti esterni a cui i Suoi dati sono comunicati è disponibile previa Sua richiesta via e-mail all’indirizzo privacy@gdnspa.it.

  1. Trasferimento dei dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server, ubicati all’interno dell’Unione Europea, del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento.

Attualmente i server sono situati in Italia. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea, tuttavia, in caso di trasferimento dei dati extra-UE, il Titolare assicura sin d’ora che ciò avverrà in conformità agli artt. 44 e ss. del GDPR ed alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato.

  1. Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, La informiamo che ha la possibilità di esercitare tutti i diritti previsti dall’art. 15 del Regolamento, e precisamente:

  1. il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: i) le categorie di dati personali in questione; ii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se paesi terzi o organizzazioni internazionali; iii) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; iv) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; v) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, ai sensi degli artt. 77 ss. del Regolamento; vi) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; vii) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; viii) il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento relative al trasferimento, qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
  2. l’interessato avrà altresì (ove applicabili) i diritti di cui agli artt. 16-21 del Regolamento (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione).

Si segnala, inoltre, che l’Interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca. L’Interessato ha altresì il diritto di proporre un reclamo ad un’Autorità di Controllo.

  1. Modalità di esercizio dei diritti

Ai fini dell’esercizio di tali diritti, l’Interessato potrà trasmette le proprie richieste direttamente al Titolare del trattamento, mediante:

  • l’invio di una lettera raccomandata A/R presso la sede aziendale, all’indirizzo:

Office Distribution S.p.A. Via Cassino d’Alberi 21, 20067 TRIBIANO (MI);

Il Titolare del Trattamento si impegna a rispondere alle Sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento. Tale termine potrebbe essere prorogato in funzione della complessità o numerosità delle richieste e la Società provvederà a spiegarle il motivo della proroga entro un mese dalla sua richiesta. Si segnala, inoltre, che qualora il Titolare non ottemperi alla richiesta, è tenuto a fornire riscontro all’interessato circa i motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo ad una autorità di controllo o ricorso giurisdizionale entro un mese dalla ricezione della richiesta stessa.

L’esito della sua richiesta potrà esserle fornita per iscritto o su formato elettronico.

 

Il Titolare del Trattamento

Office Distribution S.p.A.

 

Sede Legale:

Via Massena Andrea, 12/7 int. 1 – 20145 MILANO (MI)

Cap. Sociale Euro 4.000.000,00 int. vers.

Web: www.officedistribution.eu

Mail: info@officedistribution.eu

Reg. Impr. Milano – C. F. e P. IVA: 05873390966 R.E.A.: 1855221

Società soggetta alla direzione e coordinamento di GDN S.p.A